Événement éco-responsable : ce qu’on a mis en place lors du Paris Event Forum

Quand on a lancé la 1ère édition du Paris Event Forum avec 15 autres acteurs de l’Event Tech, on voulait créer un rendez-vous inspirant pour les organisateurs d’événements, utile et ancré dans les enjeux actuels et futurs du secteur. 

Notre leitmotiv ? « Cette fois, c’est vous qui profitez de l’expérience. Nous, on s’occupe des coulisses. »

Alors oui, on s’est occupé des coulisses : lieu, programme, gestion des participants, ... Tout y est passé !

Et on s’est très vite rendu compte qu’on ne pouvait pas parler d’avenir de l’événementiel sans aborder la question d’impact environnemental. 

Mais comment mesurer cet impact ? Et quelles mesures prendre pour essayer de le réduire ?

Ça tombe bien, c’est un des sujets de prédilections d’un des co-organisateurs du Paris Event Forum, Climeet, qui propose une solution contribuant à la décarbonation des grands rassemblements.

Avec leur aide et leur accompagnement, on a pris quelques décisions. On vous raconte tout dans cet article !

SOMMAIRE

• Etape 1 : Inclure l’aspect environnemental dès la conception de l’événement
• Etape 2 : faire des choix logistiques alignés
• Etape 3 : sensibiliser les participants activement
• Etape 4 : faire le bilan

Etape 1 : Inclure l’aspect environnemental dès la conception de l’événement

1) Le choix du lieu

On cherchait avant tout un lieu central et facilement accessible en transports en commun pour l’ensemble des participants. 

Mais on a également réussi à en faire un des premiers gestes forts, en choisissant le Comet Bourse, un lieu qui, en plus d’être idéalement placé au cœur de Paris, est certifié ISO 20121.

Obtenir cette certification quand on est un lieu d’accueil, c’est bien plus qu’un label : c’est la reconnaissance d’une démarche structurée et durable en matière d’activité événementielle.

Cette certification ne garantit pas tout, mais elle nous a offert une base solide : 

• Des infrastructures pensées pour limiter l’impact.
• Une gestion responsable des ressources (énergie, déchets, mobilité…).
• Une équipe et des fournisseurs sensibilisés.

2) Le formulaire d’inscription

On ne peut améliorer que ce qu’on mesure.

Dans la billetterie en ligne, on a intégré des champs spécifiques pour collecter des données utiles au calcul de l’empreinte carbone de l’événement : 

• Origine géographique du participant.
• Moyen de transport utilisé pour se rendre à l’événement.
• Distance parcourue.
• Nuitées.

Les données collectées via ce formulaire de billetterie, géré avec la plateforme de gestion événementielle inwink, étaient automatiquement envoyées en temps réel dans Climeet, la solution de calcul de l’empreinte carbone utilisée pour l’événement.   

Une intégration pensée pour un recueil de donnée simple et automatisé, évitant toute intervention manuelle et sujette à erreur. 

Ce travail a demandé quelques relances et un peu de pédagogie auprès des participants, notamment dans des emails de rappel à ceux qui n’avaient pas rempli ces champs.

Exemple d'email de relance envoyé aux participants pour qu'ils renseignent leurs données

Mais il nous a cependant permis de recueillir les données liées au calcul de l’empreinte carbone de 60% des participants. C’est déjà un bon départ, même si ça reste un axe d’amélioration pour de futures éditions. 

Etape 2 : faire des choix logistiques alignés

1) La restauration

D’un point de vue plus opérationnel, à l’approche de l’événement, des choix ont dû être faits pour limiter son impact. 

Niveau restauration, on a opté pour un cocktail déjeunatoire 100 % végétarien.

Pas par effet de mode, mais parce que c’est l’un des leviers les plus concrets de réduction d’impact : en moyenne, cela permet de réduire de 75 % les émissions liées à la restauration.

Et devinez quoi ? Personne ne s’est plaint. C’était varié, savoureux, et parfaitement adapté à l’ambiance du Forum.

2) La signalétique

On a fait un choix simple mais stratégique : pas de signalétique millésimée, ni à usage unique. 

Tous les supports ont été pensés pour être réutilisés dès la prochaine édition. 

Comment mettre en avant les stands des co-organisateurs ? Pas de structures ou stands créés uniquement pour l'occasion : chacun apporte son kakémono. 

C’est également le cas du photobooth mis en place lors de l’événement. Outre son design attractif, donnant un réel effet waouh, sa conception a également été pensée pour le long terme. 

Sa structure est réutilisable, la personnalisation n’impliquant que quelques éléments modulables et eux aussi réutilisables.

Ajoutez à cela un mobilier déjà sur place, et un matériel mutualisé autant que possible, et vous avez un événement visuellement soigné sans surproduction.

Etape 3 : sensibiliser les participants activement

1) Une empreinte carbone individuelle sur les badges

C’était l’une des initiatives les plus marquantes : sur chaque badge figurait l’empreinte carbone estimée du participant, calculée à partir des données fournies lors de l'inscription. 

Un chiffre discret, mais qui a déclenché de nombreuses conversations et réflexions. On a vu émerger des échanges, des surprises, des “ah, je n’y avais pas pensé”… exactement l’effet recherché.

2) Des sessions et des intervenants engagés

L’écoresponsabilité n’était pas juste un détail logistique : elle faisait partie du programme.

Certaines sessions du Paris Event Forum ont permis de mettre en lumière des approches, des outils, des témoignages sur la façon de réduire l’impact environnemental en événementiel.

L’idée n’était pas de donner des leçons, mais de partager ce qu’on apprend, ensemble.

Etape 4 : faire le bilan

1) Le bilan

Grâce à l’outil Climeet, on a pu faire les comptes. Et voici ce que ça donne :

Pas parfait, mais déjà significatif.

Les postes les plus émetteurs ?

• La conception (39 %) : création de contenus, plateforme, e-mailings…
• Le transport (19,3 %) des participants.
• La restauration (16,7 %), malgré le choix végétarien (qui a permis de diviser par 4 les émissions).

C’est là qu’on a réalisé qu’en événementiel, chaque détail compte. Et que les efforts payent.

Nos fiertés :

• Avoir permis aux participants de visualiser leur impact individuel dès leur arrivée sur leur badge.
• Avoir choisi une restauration alignée avec nos valeurs, sans sacrifier la convivialité.
• Avoir conçu des supports et une scénographie pensés pour durer.

Nos points d’amélioration :

• On n’a pas inclus la soirée dans le calcul, on le fera la prochaine fois.
• Certaines données étaient approximatives, notamment celles fournies par des fournisseurs : badges, transport du photobooth, …
• On a eu 60 % de taux de réponse sur les données d’empreinte : bien, mais peut mieux faire.

Mais au fond, c’est aussi ça, l’esprit du Paris Event Forum : tester, apprendre, partager.

On aurait pu attendre d’avoir la solution parfaite pour agir. On a préféré avancer avec honnêteté.

Et aujourd’hui, on partage tout ça avec vous pour une raison simple : l’éco-responsabilité ne doit pas être une injonction, mais un chemin collectif.

2)  Nos conseils pour débuter une démarche événementielle responsable

Alors si vous organisez un événement demain, voici nos conseils les plus sincères :

1. Faites simple : un bon choix (végétarien, local, réutilisable…) vaut mieux que mille intentions.
2. Mesurez ce que vous pouvez, même si c’est partiel.
3. Parlez-en : plus on sensibilise, plus on embarque.
4. Acceptez de commencer petit : chaque édition est une opportunité de faire mieux.

Le Paris Event Forum 2025 a planté une graine. On vous donne rendez-vous en 2026 pour voir comment elle aura poussé ?